Die E-Rechnung wird ab 2025 auch für Handwerksbetriebe Pflicht.

Auch im SHK-Bereich musst Du dich mit der neuen Verpflichtung zur E-Rechnung auseinandersetzen, die ab Beginn 2025 gilt und in drei Phasen ausgerollt wird.

Laut dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz gilt mit Beginn des kommenden Jahres die Verpflichtung zur neuen E-Rechnung. Allerdings hat der Gesetzgeber Fristen bis 2028 eingeräumt, die wie folgt aussehen:

  1. Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  2. Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
  3. Ab Januar 2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen. 
 

Herausforderungen für Unternehmen und Handwerkbetriebe

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht nur im B2B-Bereich. Dennoch sind auch kleine Unternehmen, die ausschließlich für Privatkunden im Einsatz sind, gut damit beraten, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Denn auch wenn sie die Rechnungen nicht selbst ausstellen, so müssen sie künftig zumindest dazu in der Lage sein, sie zu empfangen und auch ordnungsgemäß zu archivieren.

Das erfordert technische Anpassungen. Bestehende Systeme müssen aktualisiert oder neue Software gekauft werden, um diese Anforderungen zu bewältigen. Dabei ist es vor allem wichtig, die rechtlichen Anforderungen genau zu beachten und die Datenschutzvorschriften im Blickfeld zu behalten. Allerdings bringt die E-Rechnung langfristig Vorteile mit sich.

Die Vorteile überwiegen.

Unternehmen sparen durch den Verzicht auf das Papier Kosten für Druck, Versand und Lagerung. Auch die Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich. Die E-Rechnungen können sofort und vor allem automatisch von den entsprechenden Systemen verarbeitet werden. Der Weg zur Post wird überflüssig. Durch die schnellere Verarbeitung sind auch zügige Zahlungseingänge zu erwarten. Zudem bieten die E-Rechnungen verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.

Zusammenfassend kann man festhalten: Die E-Rechnung bietet insgesamt mehr Vorteile als Nachteile. Der Gesetzgeber gibt kleineren Unternehmen zudem, dank großzügiger Übergangsfristen, ausreichend Zeit, sich dem Thema anzunähern. Dennoch gelten die ersten Gesetze bereits ab dem 1. Januar 2025.

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Die schrittweisen Übergangsregelungen bis zur Einführung im Einzelnen

Phase 1: 2025 bis 2026

Ab dem Beginn des Jahres 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich. Überdies müssen ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich auch alle Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausgestellt werden. Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen die Unternehmen jedoch weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die weiterhin nicht dem standardisierten Format entsprechen, bleiben bis dahin erlaubt – allerdings nur dann, wenn der Rechnungsempfänger seine ausdrückliche Zustimmung gibt. Wer also bisher beispielsweise eine PDF-Rechnung an seine Geschäftspartner verschickt hat, darf das auch noch bis zum 31. Dezember 2026 tun, wenn dieser damit einverstanden ist.

Gesetzlich erhält die E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung ab dem 1. Januar 2025 den Vorrang. Das heißt auch für kleinere Unternehmen, dass sie ab diesem Zeitpunkt die rechtlichen Anforderungen erfüllen müssen, diese Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.

Phase 2: 2027

Im Jahr 2027 wird der Vorjahresumsatz der Unternehmen zu einem wichtigen Faktor für die Ausstellung von Rechnungen. Der Grund dafür: Unternehmen, bei denen der Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro lag, dürfen auch weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze ausstellen, die im Jahr 2027 getätigt werden.

Für alle, die die Umsatzgrenze von 800.000 Euro überschreiten, gibt es aber ebenfalls nach wie vor eine kleine Erleichterung. Sie können für ihre Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027 Rechnungen im EDI-Verfahren übermitteln, auch wenn das verwendete Format bis dahin nicht die europäische Norm für E-Rechnungen berücksichtigt.

Phase 3: 2028

Ab dem 1. Januar 2028 gelten dann für alle Unternehmen in Deutschland die entsprechenden Regelungen für die Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich. Das heißt, dass ab diesem Zeitpunkt alle Unternehmer unabhängig von Umsatz und Betriebsgröße die neuen gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung einhalten müssen.

Neben den Grundanforderungen müssen E-Rechnungen auch weitere spezielle Kriterien erfüllen, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zu entsprechen.

Auf den Punkt gebracht:

Handwerksunternehmen sollten sich zügig auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorbereiten. Zwar entlastet die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate auf lange Sicht, doch bedeutet das auch eine größere Umstellung und erfordert einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf, Geld und Fachpersonal. Trotz allem Aufwand wird die Umstellung auf E-Rechnungen im B2B-Geschäft von Wirtschaftsexperten, Verbänden und allen Beteiligten grundsätzlich begrüßt.

Wichtige Ansprechpartner:
In diesem Fall ist Dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle um Dir noch offene Fragen beantworten zu können, ggf. kann Dir auch Dein DigitalCoach noch die ein oder andere Frage dazu beantworten.

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